İstenen bilgi veya belge başvurulan kurum ve kuruluştan başka bir yerde bulunuyorsa başvuru dilekçesi bu kurum ve kuruluşa gönderilir ve durum ilgiliye yazı ile bildirilir.
4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun amacı; demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme haklarını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektedir. Bu kanun; kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının faaliyetlerinde kullanılır.
Gerçek ve tüzel kişiler, kurum ve kuruluşların sahip oldukları kayıtlarda olan ve bu kanun kapsamında yer alan her türlü veri ve belgeyi (istisnai durumlar hariç) alabilir. Bilgi edinme başvurusu, başvurulan kurum ve kuruluşların ellerinde bulunan veya görevleri gereği bulunması gereken bilgi ve belgelere ilişkin olmalı, yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgi ve belgeler başvuru konusu olamaz.
Bilgi edinme başvurusu, başvuru sahibinin adı soyadı, imzası, ikamet adresi, dilekçede istenen bilgi ve belgenin kurumun hangi biriminden istendiği ayrıntılı olarak belirtilerek net olmalıdır. Kurum ve kuruluşlar, ayrı veya özel çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz neticesinde oluşturulabilecek türden bilgi veya belge için yapılacak başvurulara olumsuz cevap verebilirler.